Access’e aşina değilseniz ve kullanmıyorsanız, dost acı söyler, size hemen şunu söylemek zorundayım: Bilgisayarınızı kullanmıyorsunuz!
Eğer bana bilgisayar kullanımını haklı gösterecek tek bir şey şey derseniz, hemen “Veritabanı” derim. Bebekliğinde Nintendo, çocukluğunda Commodore veya Atari ile büyümüş, artık elektronik bilgiişlem dünyasında kendisini heyecanlandıracak hiç bir şey kalmamış bir kişi için bile heyecanverici tek unsur olduğunu rahatça söyleyebilirim: Veri-işlem. Ve ister telefon defterinizi oluşturun, ister firmanızın demirbaş envanterini tutun, Microsoft Access, her türlü veritabanı ihtiyacınızı karşılayacaktır ve daha fazlasını verecektir.
Kabul, Ofis programları içinde en çok kullanılan Access değil. Bu şerefi Excel kimseye kaptırmıyor! Kabul, Ofis ailesinin en kullanışlı üyesi de o değil. Bu şeref de Word’e ait. Ama Access, size, her ikisinin de açamayacağı bir kapıyı açıyor. Bakın, nasıl:
Eskiden, PC’ye, IBM-uyumlu bilgisayar dendiği yıllarda, iş dünyasında satınalma görevlileri arasında yaygın bir söz vardı: IBM’den şaşma, kovulmazsın! Eğer kullanımını iyi bildiğiniz için her an iş bulabileceğiniz bir program varsa o da Access olmalı. Artık kime kelime-işlem programı kullanabiliyor diye kimseyi işe almıyor. Excel ise firmaların gözbebeği olduğu için biraz fazla bilinir halde. Oysa Access, gerek bir çok işlemi otomasyona bağlayabildiği, bırakın otomasyonu program-içinde-program yazmaya elverişli oluşu ve çağımızın aracı Internet için gerekli ODBC uyumlu veritabanlarını oluşturabilmesi sayesinde, bilgiişlem alanında yeni bir gelecek vaad ediyor.
Çok değil, sadece on yıl önce veritabanı dendiğinde bilişimcilerin aklına dev bilgisayar ve onlara bağlı terminaller gelirdi. Sadece veriişlem programlarına adanmış bu dev bilgisayarda çalışabilmek ve veri işlemek için özel diller bilmeniz adeta zorunluktu. Microsoft Access, bu durumu tamamen değiştirdi ve bilgisayara ayırabildiği para küçük bir Afrika devletinin ulusal gelirinden az olanlar için de veri-işlem mümkün hale geldi. Access şimdi de bugüne kadar bilgisayar mühendisliği temeli olmak şartıyla programcıların tekelinde olan bir alanı, veri ile yönlendirilen Internet programlarını, biz ölümlülerin ulaşabileceği bir alan haline getiriyor.
Access 2000 de, Office 2000 ailesinin diğer üyeleri gibi, önceki sürümlerine göre daha çok Internet’e yönelmiş sayılabilir. Fakat işiniz Internet ile uzaktan yakından ilgili değilse, Access’in yeni özellikleri sizin aşina olduğunuz çalışma yöntemini değiştirmeyecektir. Fakat günümüzde işi Internet ile igili olmayan kişi, kurum ve kuruluş bulmanın giderek zorlaştığını düşünürsek, Access 2000, çoğumuz için tam zamanında elimize geçmiş bir araç sayılabilir.
Yeni Access, menü ve araç çubuklarının kullanımını kolaylaştırıyor. Sık kullandığınız menü maddeleri listede önce görüntüleniyor. Araç çubuklarındaki simgeleri istediğiniz gibi değiştirebilir ve kendi ihtiyaçlarınıza uygun hale getirebilirsiniz. Verileriniz, Access 2000 ile daha güvende: bugüne kadar Access veritabanlarınızı “kilitlemek” sayfa düzeyinde mümkün iken şimdi artık kilitlemeyi her bir girdi düzeyinde yapabilirsiniz.
Veritabanlarının en önemli özelliği ve onları bir kelime işlem programıyla yapabileceğiniz listelerden farklı kılan ön önemli özelliği bir veritabanında yer alan farklı tabloların birbiri ile ilişkilendirilmesidir. Bundan önceki sürümlerinde Access, her bir tablonun kendi içinde düzenlenmesine izin verirdi; oysa artık ilişkilendirilmş tabloların tümünü birarada sanki tek tablo imiş gibi düzenlemeniz (edit) ve güncelleştirmeniz mümkün.
İşi sadece Türkçe’den başka dillerin de kullanılmasını gerektiren kurum ve kuruluşlar için Access 2000, diğer Office 2000 üyeleri gibi Unicode desteği sağlayarak, aynı veritabanında birbirinden farklı alfabelere sahip dillerde bilgileri biraraya getirme imkanı veriyor. Bu, veritabanlarınızın yüz küsur dilde metin içerebileceği anlamına gelir. Access de, diğerleri gibi yeni sürümünde Euro para birimini destekliyor ve Euro cinsinden hesaplar yapabiliyor.
Access 2000 ile çalışmak daha kolay: Metin kutularınız ve diğer kontrolleriniz (düğmeler, grafikler, yollar) gruplanabilir ve böylece tek tek değil toplu olarak düzenlenebilir. Şartlı biçimlendirme yoluyla, verilerinizi belirli şartı karşılıyor ve karşılamıyorsa, dikkat çekici biçimlere sokabilirsiniz. Access bugüne kadar sadece kendi dosyaları için bir kullanım aracıydı. Artık değil: Access 2000 ile SQL uyumlu bütün veritabanlarına erişebilir, bu verilerle Acces dosyaları ile neler yapabiliyorsanız, yapabilirsiniz. Dışarıdan SQL-uyumlu veri satınalan firmalar, artık bir de bu verileri kullanabilmek için gerekli programları satın almak zorunda değiller. Ve Access ile oluşturacağınız verilerle hazırlayacağınız raporları artık bilgisayarında Access kurulu olmayan kişilere de rahatça verebilirsiniz; Access 2000 Snapshots, bu biçimi (.snp) destekleyen bütün işletim sistemlerinde ve programlarda görülebilir, basılabilir ve kullanılabilir.
Access 2000 ile veri-işleme dünyasına yeni bir kavram geliyor: Veri erişim sayfaları. Bu, Internet’te gördüğünüz türden bir Web sayfası ve Microsoft Acces veritabanı dosyasında veya bir Microsoft SQL Server veritabanında yeralan verilerin görülmesini, bu verilere ek yapılmasını, değiştirtilmesini veya başka bir surette işlenmesini mümkün kılıyor. Bir başka deyişle, Access’i kullanarak bir veri tabanı oluşturun, veya Access ile erişebildiğiniz bir SQL Server dosyasını alın ve bu verilere dayanan bir “veri erişim sayfası” hazırlayın. Sonra bunu ister Internet’te koyun, ister firmanızın dahili Internet’ine (Intranet). Bu sayfaya ulaşan herkes, verdiğiniz yetki çerçevesinde sayfanın veri çektiği veritabanındaki bilgileri alabilir, değiştirebilir, ekleyebilir. (Şu noktada, veri-yönlendirmeli Internet Uygulaması tasarım ve geliştirme işi için vereceğiniz 5 bin Dolar’ı tasarruf etmiş bulunuyorsunuz!)
Access 2000’i kurduğunuz zaman gerekli unsurlardan ve araçlardan hemen hepsi kurulmakla birlikte, Acces ile hazırlayacağınız formlarda kullanabileceğiniz temalardan bazı, sık kullanılmayan bazı sihirbazlar, Microsoft’un armağanı Adres Defteri uygulaması, sağdan sola yazılan dil desteği, Görsel Tasarım Araçları denen özellikle veri erişim sayfası yapmakta kullanabileceğiniz programcıklar, tarayıcı ve kamera desteği, Visual Basic yardım desteği ve Windows’un yeni makro dili olmaya başlayan Windows Scripting’i oluşturmanızı ve kullanmasını sağlayacak Editör, kurulmayacaktır. Bu araçlar ve programlar ancak ilk kez ihtiyacınız olduğunda yüklenir. Bu arada veritabanlarınızda takvim desteği için gerekli dosyalar, denklem editörü, uluslararası destek dosyaları, Lotus desteği, Microsoft Photo Editor, (ve meşhuur Northwind proje dosyaları) siz istemedikçe kurulmayacaktır. Bu destek dosyalarına ihtiyacınız olup olmadığına siz karar vereceksiniz. Ama bu daha sonra.
Bundan önceki Office 2000 ailesi programlarla ilgili kitapçıklarda belirttiğimiz gibi, Access dünyasına Access 2000 ile adım atıyorsanız, bu kitapçıkla Access’i derhal kullanmaya başlayacaksınız. Access zaten kullandığınız bir program ise bu kitapçık size sadece yeni Access araçlarını tanıtma açısından yararlı olabilir. Fakat, kimbilir, bugüne kadar el yordamıyla yaptığınız bir çok şeye yeni bir anlam kazandırabiliriz! Bu kitapçığın düzenlenmesinde, programın işlevsel özelliğine uygun bir ders kitabı ve daha sonra başvurulabilecek küçük bir hatırlatma kaynağı sağlama ilkesini güttüm. Ama Access, bu hacimde bir kitapla sadece tanıtılabilir.