Access 2000’ın OtoRapor sihirbazlarının bir eksiği, bir tablonun verisi ile rapor hazırlamalarıdır. Gerçi çok acele rapora ihtiyacınız olduğunda önce farklı tabloları bir sorgu ile birleştirip, OtoRapor sihirbazına bu sorguyu kaynak olarak kullanmasını bildirebilirsiniz, fakat öyle anlar olabilir ki çok kaynaktan çok veri kullanarak raporlar hazırlamanız gerekir. Access’in Rapor Sihirbazı bu gibi durumlarda istediğiniz kadar tablodan istediğiniz kadar alanı bir raporda birleştirmenizi sağlayacaktır.
Çok tablolu rapor hazırlamak için de veritabanı penceresinde nesnelerden Raporları ve araç çubuğundan Yeni simgesini tıklamanız gerekir. Açılacak sihirbaz, daha önceki rapor sihirbazlarına benzemekle birlikte farkı ikinci pencerede göreceksiniz. Birinci pencerede raporda kullanacağınız veri tablosunu seçmeniz gereken kutuy boş bırakarak, İleri düğmesini tıklayın.
Bu sihirbaz, daha önce benzerini ileri düzeyde tablo, form ve sorgu oluştururken gördüğümüz türden, birden fazla tablodan alan seçmenize imkan verir. Şimdi Tablolar Sorgular hanesinde, Aile tablosunu seçelim (bu tabloyu içeren Adres Defteri veritabanını yapmadıysanız, herhangi bir veritabanından herhangi bir tabloyu seçebilirsiniz). Kullanılabilir alanlar kutusunda bu tablonun alanları belirmiş olmalı. “Adı,” “Soyadı” ve “Eşinin Adı” alanlarını, sağdaki Seçili Alanlar kutusuna aktarın. Sonra, Tablolar-Sorgular kutusunda Çocuklar tablosunu seçin ve bu tablonun alanlarından Adı’nı Seçili Alanlar’a aktarın. Bu sihirbaz istediğiniz kadar tablodan istediğiniz kadar alanı rapora almanıza imkan verir. Şimdi İleri düğmesini tıklayın. Bu kez Sihirbaz, raporu nasıl görüntelemek istetediğinizi soruyor.
Birden fazla tablodan alan seçtiğinizde bu alanların birbirine ile ilişkili olması gerekir. Aksi taktirde Access, hangi alanın verilerinin hangi alana göre yerleştirileceğini bilemez. Bu pencerede, her ne kadar bozuk bir Türkçe ile de olsa, Access 2000 verilerin seçtiğiniz tablolardan hangisine göre sıralanacağını sormaktadır. Bizim örneğimizde Aile tablosundan aldığımız bilgiler esas, Çocuklar tablosundan aldığımız bilgiler Aile’ye göre anlam taşıdığı için, verilerimizin Aile tablosuna göre sıralanması gerekir. Nitekim, böyle bir sıralamada, Aile tablosunun bilgilerinin üst grupta, Çocuklar tablosunun bilgilerinin alt grupta toplanacağını sağdaki örnek düzenlemede görüyoruz. İleri düğmesini tıkladığımızda, Access 2000 bu kez verileri bir alana göre gruplamak isteyip istemediğimizi soracaktır. Buradaki örnekte aileleri soyadlarına göre gruplayabiliriz. Fakat iş dünyasındaki örneklerde firmalarla ilgili bilgilerin firma adına göre gruplanması, veya bir firmanın satınalma raporunda bütün bilgilerin satınalınan malın envanter numarasına göre gruplanması mümkündür. Böylece bir bakışta hangi tür malı hangi firmalardan aldığımızı görebiliriz. Buradaki örnekte, Aile tablosundan alınan Soyadı alanına göre gruplama talep edebiliriz.
Bu durumda kayıtlarımız ailenin soyadına göre, kişinin adı, eşinin adı ve çocuklarının adları şeklinde öbeklere bölünecek demektir. İleri düğmesini tıkladığımızda verilerimizin ayrıntı bölümünün (örneğimizde bu bölümde sadece çocuk adları var; fakat çok daha fazla bilgi bulunabilirdi) hangi alanlara göre sıralanması istediğimizi belirlediğimiz pencereye geliyoruz. Bu örnekte çocuk adlarına göre sıralamanın fazla bir anlamı olmadığı için İleri’yi tıklayabiliriz. Fakat başka örneklerde kayıtların da kendi içlerinde sıralanması uygun olabilir.
Şimdi raporun sayfa düzeni ile ilgili penceredeyiz. Sayfada yer alacak unsurların yerleşim düzenini belirlediğiniz Yerleştir bölümündeki farklı seçenekleri tıklayarak, raporun biçiminin nasıl değiştiğine dikkat edin. Raporun kağıda dikey veya yatay basılmasını da buradaki yönlendirme seçeneği ile sağlarız. Kimi zaman bir “öbek” veri (bir soyadındaki kişi, eş ve çocuk adları; bir firmanın o firmaya ait bütün alanları, vs.) aynı sayfaya sığmayabilir. Bu durumda Access 2000’i bütün alanları aynı sayfaya sığdırmak üzere biraz fazla çaba harcamaya sevkedebilirsiniz. Eğer bu sayfanızı çok sıkışık bir görünüme zorlarsa, daha sonra bundan vaz geçmeniz ve raporun tasarımını yeniden yaparak, bir alan grubunun bittiği yere sayfa sonu komutu koymanız mümkündür. Bizim örneğimizde “Anahat 1” adlı yerleşim düzeni daha uygun olacaktır. Bu seçeneği ve İleri düğmesini tıklayalım.
Access 2000 şimdi raporun nihai görünümü için bizden bir stil seçmemizi istiyor. Access bize kullanılmaya hazır altı ayrı rapor stili sunan. Bunların adını seçtiğinizde raporunuzun yaklaşık nasıl görüneceğini soldaki örnek kutusunda görebilirsiniz. Bu pencerede arzu ettiğiniz bir stili seçip, İleri’yi tıklayın. Ve son ekranda raporunuza bir isim verdikten sonra, sihirbaza ya tasarım, ya da baskı önizleme penceresini açmasını bildireceksiniz; önizlemeyi seçerek, Son’u tıklayın.
Raporun görünümünü belki beğenmemiş olabilirsiniz, ama adres defterinizdeki isimlerin soyadına göre tasnif edilmesi ve isimlerin, eşlerin ve çocukların adlarının bir öbek halinde toplanmış olmasını etkileyici bulacağınıza kuşkum yok. Sayfa düzeninin beğenmediğimiz taraflarını tasarım görünümünde anında düzeltebiliriz. Buradaki örnekte, alan adlarında Türkçe karakter kullanmaktan kaçındığımız için olan ve şimdi hata gibi görünen (“Soyadi” gibi) ögeleri düzeltebiliriz; ayrıca soyadı değerlerinin diğer isimlerle soldan hizalanmasını sağlayabiliriz. Örneğin, isimlerin etrafındaki çerçeveleri kaldırmak hiç de fena olmaz!
Böyle bir raporun her sayfasında basılmasını istediğimiz firma logosu gibi grafik unsurları da tasarım görünümünde sayfamıza yerleştirebiliriz. Ayrıca raporlarımızda, yeni renkli yazıcıların imkanlarından yararlanmak üzere fotoğraf, renkli metin yazıları ve başlıklar kullanabilir; ayrıca belirli alanların arka planına renkli zeminler koyabiliriz. Access 2000’in rapor tasarım araçları masaüstü yayıncılığa taş çıkartacak imkanlara sahiptir.
Access 2000’in rapor tasarım araçlarını keşif faaliyetiniz sırasında, raporların herhangi bir yerinde (örneğin sayfa altbilgisi alanında) dosyanın ve bulunduğu dizinin adını nasıl yazdırabileceğinizi de araştırın. Çoğu raporda bu bilgi, sizi veya başkasını saatlerce aramadan kurtarır!