Access 2000’in OtoRapor yeteneği ne kadar güçlü görünse de, rapor oluşturma konusunda asıl marifetinin sihirbazlar eliyle oluşturabileceğiniz etiket ve grafik raporlarında ortaya çıktığını göreceksiniz. Bu yeteneği yakından görmek için örnek olarak tebrik kartlarımızın zarfına yapıştırmak üzere adres etiketleri oluşturalım.
Access 2000, piyasada rahatça bulabileceğiniz adres, dosya, gönderme ve isim etiketlerinin çoğunu tanır ve verinizi bu etiketlere göre biçimlendirebilir. Access ile etiket oluşturmaya başlamadan önce bu tür malzemelerin satıldığı bir mağazadan ihtiyacınıza uygun ne tür etiketler bulunduğunu öğrenin. Etiketleri satın almadan önce bulabildiğiniz marka ve modelin Access tarafından tanınan etiketler arasında bulunup bulunmadığını kontrol etmelisiniz. Bunun için herhangi bir veritabanı dosyasını açın ve Etiket Sihirbazını çalıştırarak, imalatçı adını ve ürün numaralarını kontrol edin. Access 2000, 12 kadar imalatçının bine varan etiket modelini tanıyabilir.
Elinizde Access 2000 tarafından “tanınmayan” etiket stoku varsa ve bunları kullanmak zorunda iseniz, Etiket Sihirbazı’nın ikinci adımında Özelleştir düğmesini tıklayarak kendi etiket boyutlarınıza uygun bir şablon oluşturabilirsiniz.
Etiket sihirbazı, Raporlar penceresindeki Yeni simgesi tıklanarak ve açılacak kutuda Etiket Sihibarbazı satırı seçilerek çağrılır. Bu pencerede kendinize bir de tablo seçmeniz gerekir. Etiket sihirbazının aslında bir sorgu aracı olduğunu görebilmek için, bu kez “kolay” bir veri tablosu değil fakat etiketin üzerindeki bilgileri bir çok alandan toplayacağımız nisbeten karmaşık bir veri tablosu seçelim. Örneğin, Aile tablosu, bu amaçla kullanılabilir. Bu alıştırmayı yapmadıysanız, çok alanlı, fakat alan içeriklei kısa bir tablo seçebilirsiniz. Tabloyu seçtikten sonra İleri düğmesini tıkladığınızda, Sihirbaz etiket türü seçmenizi isteyecektir. Elinizde gerçekten yazıcınıza uygun etiket varsa ve bu etiket Access 2000 tarafından tanınıyorsa, önce İmalatçı bölümünde etiket yapımcısının adını, sonra yukarıdaki listeden etiketlerinizin ürün numarasını seçin; etiketlerinizin gerçekten yaptığınız seçime uygun boyutlarda olup olmadığını seçtiğiniz ürünün karşısındaki boyut ölçülerini etiket kutusunun üzerindeki ölçülerle karşılaştırabilirsiniz.
Üçüncü adımda etiketin görünümüyle ilgili seçim yapmaya başlıyoruz; önce etiketimizde kullanıcak yazı tipini seçmemiz gerekiyor. Beğendiğiniz bir yazı tipini, etiketinize uygun punto ölçüsünü, yazı özelliğini (kalın, italik, altçizgili), ve rengini seçin.
Dördüncü adımda işin zevkli tarafı başlıyor: etiketin içeriğini oluşturuyoruz. Seçtiğimiz tabloda mevcut alanları, alan listesinde göreceksiniz. Önce “Adı” alanını seçin ve ortadaki sağa ok simgeli düğmeyi tıklayın; sonra klavyede aralık tuşuna bir kere basın ve solda “Soyadı” alanını seçip, ortadaki oklu simgeyi tıklayın. Şimdi klavyede Enter tuşuna basın; ekrandaki etiket öröneğinde imlecin aşağı satıra indiğini göreceksiniz. Alan listesinde Adres1’i seçin ve oku tıklayın; tekrar klavyede Enter’a basın. İmleç bir aşağı satıra inince, alan listesinde Adres2’yi seçin; oklu simgeyi tıklayın; Enter’a basın. Ve imleç dördüncü satırda iken sağda Şehir alanını seçin ve oklu simgeyi tıklayın. Etiket inşası bitti!
İleri’yi tıklayarak, beşinci adıma geçebilirsiniz. Bu adımda etiketlerin nasıl sıralanacağını belirleyeceğiz. Özellikle postaya vermek üzere zarf ve paket üzerine yapıştırılacak veya bir toplantıda katılımcıların gögüslerine takacakları isim etiketlerini hazırladığınız zaman bu önem taşıyabilir.
Son’u tıkladığınızda raporunuz basılmaya hazır şekliyle karşınıza gelecektir.
Access 2000’in etkiketleri hangi sıraya göre basmasını istiyorsanız, bu alanın adını işaretleyin ve ortadaki oku tıklayın. Diyelim ki bir konferansa katılacak kişilere isim etiketleri hazırlıyorsunuz; katılımcıların kayıt sırasında isim etiketlerini önce soyadlarına, sonra da adlarına göre sıraya sokarak dağıtımı kolaylaştırmak istiyorsunuz. Önce Soyadı, sonra da Adı alanlarını ve oklu simgeyi tıkladığınızda Access 2000 etiketleri yazıcıya önce soyadı alanının içeriğine göre sıralayacak, sonra da bunları kendi içlerinde adlara göre sıraya koyacaktır. Bu surette oluşturduğunuz bir etiketi tasarım görünümünde açarak, biçimini değiştirebilir, arzu ediyorsanız bütün etiketlerde aynı konumda basılacak bir grafik resim de yerleştirebilirsiniz. Bunun için tasarım görümünü açtığınızda belirecek araç kutusundan Resim aracını seçmeniz ve etikette resmin almasını istediğiniz yeri tıklamanız yeterlidir. Resim aracı, disk veya disketlerinizde aradığınız grafik dosyasını bulmanıza yardımcı olacaktır.
Access 2000’in rapor sihirbazlarından grafik sihirbazı ise bir tablodan en az iki, en fazla altı alandaki verileri alarak, raporlarınıza Excel türü istatistiksel grafikler koymanıza yardımcı olur.