Burada gördüğünüz “Otomatik Rapor: Sütunlu” ve “Otomatik Rapor: Sekmeli” sihirbazları, OtoRapor tekniğini kullanırlar. OtoRapor yoluyla her iki yöntemde de sadece bir tablonun veya sorgunun içeriğini baskıya hazır hale getirirebilirsiniz. Bununla birlikte ortaya çıkacak rapor farklı olur.
Sekmeli OtoRapor: her kaydı bir sıraya koyar; her alan sağa doğru sütunlar halinde dizilir. Alan adları, sütun başlığı olarak kullanılır ve çoğu zaman bütün adların kağıda sığması amacıyla kısaltılır. Sütun genişlikleri, bütün veriyi sığdıracak şekilde ayarlanır.
Sütunlu OtoRapor: her kayıt sayfa üzerinde bir grup oluşturur; alan adları solda, alan içerikleri sağda iki sütun halinde dizilir. Bir kaydın alan sayısı ve içerikleri bir sayfaya yakın yer tutuyorsa, Access 2000 ikinci kaydı yeni bir sayfada başlatabilir.
Ne zaman hangi OtoRapor’un kullanılabileceğine ilişkin bir kural koymak zordur. Bazı veri türlerinde ve tablo yapılarında sütunlu, diğerlerinde sekmeli raporun işe yaradığını göreceksiniz. Genel bir ilke olarak, çok kayıt, çok alan ve alanlarda kısa veriler bulunan tabloların Sekmeli; az kayıt, az alan fakat alanlarda uzun bilgiler bulunan tabloların ise sütunlu biçime daha elverişli olduğunu söyleyebiliriz. Tablonuza hangi otomatik raporun uygun düştüğünü sınayarak bulabilirsiniz.
Access 2000 OtoRaporları, Windows’un varsayılan yazıcısıni ve yazıcının o andaki kağıt boyutu ayarlarını dikkate alarak biçimlendirir. Kimi raporlar açısından kağıdın dikey veya yatay olması önem taşıyabilir. OtoRaporu yeniden oluşturmak ve yazıcıya göndermeden önce Access 2000 içinden yazıcı ayarlarını değiştirmek mümkündür. Ayrıca Access 2000, raporunuzun birden fazla sayfaya bölünmesi halinde sütunların önce yatay sonra dikey, veya önce dikey sonra yatay yazdırılması gibi ince ayarlara da imkan verir.
Üçüncü bölümde sorguları ele alırken, bir tablonun farklı alanlarını birleştirerek Adres Listesi adlı bir tablo oluşturmuştuk. Şimdi bu tabloyu iki yöntemle otomatik rapor haline getirelim ve farkını görelim. Bunun için veritabanı penceresinde nesnelerden Raporlar’ı ve araç çubuğundan Yeni simgesini tıklayın.
Burada, üstte “Otomatik Rapor: Sütunlu” seçeneğini seçtikten sonra veri kaynağı kutusunun seçme okunu tıklayarak, veritabanında mevcut bütün tablo ve sorguları gösteren listeden, Adres Listesi tablosunu seçin. İkinci bölümde Adres Defteri veritabanını oluşturmadıysanız veya üçüncü bölümdeki sorgu alıştırmasını yapmadıysanız, içinde iki alanlı tablo bulunan herhangi bir veritabanını kullanabilirsiniz. Tamam’ı tıkladığımızda, Access 2000, tablodaki verileri kullanarak otomatik tablomuzu baskı önizleme penceresi halinde görütüleyecektir.
Üçüncü bölümdeki sorgu alıştırmasını yaparken sorgunun oluşturduğu yeni tabloda, alan adı olarak “Deyim1” ve “Deyim2” kelimelerinin seçildiğine dikkat etmiştik. Şimdi bu adların yeni raporumuzda kullanıldığını görüyorsunuz. Bu adları raporu tasarımın görümünde açarak düzeltebilirdik. Fakat geç kalmış değiliz; OtoRapor da, bütün otomatikliğine rağmen, düzenlenebilir niteliktedir. Buna sonra döneceğiz. Raporu incelemeye devam edersek, her bir kaydın bir “rup” oluşturduğunu görüyoruz. Alan adları birinci sütunda. alan değerleri ikinci sütunda ve bütün alanlar bir grup oluşturacak şekilde altalta dizilmiş bulunuyorlar.
Bu arada Araç çubuğuna da dikkat edin. Access 2000, raporu yazdırmak amacıyla hazırladığınızı düşünerek, size baskı önizleme penceresini açmış bulunuyor. Dalıyısıyla araç çubuğunda tasarım görünümüne geçmek gerekli simgenin yanında Yazıcı simgesini, raporu ekranda çeşitli büyüklüklerde ve sayfa sayısında görmenizi sağlayacak denetim simgilerini ve bu raporun sözgelimi Office 2000 ailesinin diğer üyelerinden Microsoft Word kelime işlem programı ile paylaşmayı sağlayacak Ofis Bağlantıları simgesini göreceksiniz. İlk raporunuzu kağıt üzerinde görmek için yazıcı simgesini tıklayabilirsiniz. Bir Access 2000 raporunun Word 2000’de nasıl göründüğünü ve nasıl düzenlenebildiğini Ofis Bağlantıları simgesini tıklayarak inceleyebilirsiniz. Hatta otomatik raporun otomatikliğine müdahale ederek, tasırım işini bu noktadan itibaren devralabilirsiniz. Ama buna sonra geleceğiz; şimdi bir de Sekmeli OtoRapor’u görelim. İki raporu yanyana inceleyebilmek için şimdilik Access 2000’in otomatik olarak küçülttüğü veritabanı penceresini eski önceki boyutuna getirelim, ve bu kez sekmeli OtoRapor aracını kullanalım.
Veritabanı penceresinde halâ Raporlar nesnesi seçili olmalı; Yeni simgesini tıklayın ve “Otomatik Rapor: Sekmeli” yöntemini işaretleyerek ve Adres Listesi tablosunu (veya biraz önce kullandığınız tabloyu) seçerek, Tamam’ı tıklayın. Bu kez Access 2000, alan adlarını sütunlar haline getirecek ve her bir kayıt raporda bir satır olacaktır.
Her iki raporda da Tablo adının sayfanın başlığı olarak kullanıldığına, sayfanın altında ise günün tarihi ve sayfa numarasının yer aldığını görüyorsunuz. Bu raporda da tablodaki alan adları sütun başlığı olarak kullanılıyor. Bu noktada verimize hangi rapor biçiminin daha uygun düştüğünü de kararlaştırabiliriz. Buradaki örnekte, kişilerin adları ile adreslerinin aynı satırda gösterildiği Sekmeli yöntemle yaptığımız rapor daha kullanışlı bir liste görünümü veriyor. Fakat bir kaydın bütün alanlarının böyle düzgün biçimde sekmelerle ayrılması mümkün olmayabilir. Burada sadece iki alan var ve alanların içerikleri oldukça az. Alan içerikleri uzun olsaydı sayısı arttıkça sütunlu biçim veriye daha uygun olabilir, her bir kaldı kendi grubu içinde topluca görmek daha kullanışlı olabilirdi.
OtoRapor güçlü bir araç olmakla birlikte, tablo halinde uygun göründüğü halde belge haline dönüşünce uygun olmayan sayfa veya sütun başlıkları kullanabilir. Veritabanını tasarlayan kişi olarak “Deyim1” bizim için anlam ifade edebilir; fakat raporu sunduğumuz kişi açısında burada, söz gelimi “Müşterinin Adı ve Soyadı” şeklinde bir sütun başlığı bulunması daha uygun düşebilir. OtoRaporun tasarımına nasıl müdahale edebileceğimizi ikinci raporda görelim.
Baskı önizleme penceresinin araç çubuğunda, Tasarım görünümü simgesini tıklayın; Access 2000 raporun tasarım penceresini açacaktır.
Araç kutusu ve tasarım kılavuzu ile bu görünüm, form oluşturduğumuz pencereye çok benziyor! Access 2000’in tasarım araç kutusu, form ve rapor tasarımlarında aynı işlevi yapar. (Formların da yazdırılabildiğini hatırlayın!) İki tasarım görünümünün arasındaki başlıca fark, form tasarımında her formda tekrar eden “sayfa üst bilgisi” ve “sayfa alt bilgisi” bölümleri ancak siz isteyince oluşturulduğu halde, raporlarda bu iki bölüm varsayılın unsur olarak yer alır. Bizim şu anda yapmak istediğimiz, “Deyim1” şeklindeki sütun başlığını “Adı Soyadı,” “Deyim2” şeklindeki sütün başlığını ise “Adresi” olarak olarak değiştirmekten ibaret.
Bunun için, tasarım penceresinde Sayfa Üstbilgisi bölümünde “Deyim1” kelimesini Mouse işaretçisi ile tarayın ve yerine “Adı Soyadı” yazın. Raporun mevcut unsurlarından birinin, örneğin “Deyim1” kelimesinin bulunduğu kutuyu tıkladığınınızda kutunun çevresinde seçildiğini gösteren tutamak işaretlerinin belirdiğini ve Mouse işaretçisini bunlardan sol üst köşede diğerlerinden büyükçe olanının üstüne götürdüğünüzde işaretçinin el şekline girdiğine dikkat edin.
Bu, kutuyu tutarak istediğiniz yere taşıyabileceğinizi gösterir. Daha sonra “Deayim2” kelimesinin yerine de “Adresi” kelimesini yazın. Bu arada raporun Ayrıntı bölümünde tablodan alınan Deyim1 ve Deyim2 alanlarının yer aldığına, sayfanın altındaki günün tarihinin “Now()” deyimi ile, “Sayfa 1/1” yazısının ise “="Sayfa " & [Page] & " / " & [Pages]” deyimi ile elde edildiğine dikkat edin. “Now()”, “[Page]” ve “[Pages]” deyimleri, Access 2000’in tanıdığı VBA (Visual Basic for Applications, Uygulamalar için Visual Basic) dilinden alınma kodlardır. Sütun başlıklarını değiştirme işlemini tamamladıktan sonra, araç çubuğunda baskı önizleme simgesini tıklayın; raporun basılınca alacağı biçimi yeniden göreceksiniz; fakat bu kez sütun başlıkları daha anlamlı hale gelmiş olacak.