Access ile tabir yerinde ise bu kadar uğraşmanızın bir sonucu olması gerekir. Bu sonuca “Rapor” denir. İlk veritabanı işlem programı tasarlandığında adı “Tablo ve Rapor Uygulaması” idi; rapor ilk günden beri veri-iişlemin ayrılmaz parçası olagelmiştir. Access 2000 de bu geleneğin dışında değildir: şu ana kadar farketmiş olduğunuz güçlü veri-işlem araçlarının aynı etkinlikle bu verilerin rapor haline getirilmesinde de kullanıldığını göreceğiz.
Access 2000, raporlarını tablo ve sorgulardan elde eder, ya otomatik olarak, ya da sizin talimatınızla biçimlendirir ve veritabanının bir nesnesi olarak veritabanı dosyasının içinde kaydeder. Bu raporları Ofis 2000 ailesinin diğer üyeleri olan Excel ve Word ile paylaşabilirsiniz.
Access 2000’nin veritabanı penceresinde tablolar, formlar ve sorgular gibi raporların da ayrı bir nesne grubu halinde toplandığını, “Tasarım görünümünde rapqor oluştur” ve “Sihirbazı kullanarak rapor oluştur” şeklinde iki kısayol bulunduğunu göreceksiniz. Raporlar nesne grubunu seçtiğinizde veritabanı penceresinin Yeni düğmesi, bu iki kısayola ek olarak, dört ayrı rapor sihirbazını daha kullanma imkanı sağlar. Bunların arasındaki iki otomatik rapor aracı belki de en sık kullanacağınız rapor elde etme yöntemi olabilir. Bu iki yöntemde Access 2000 sizin işaret edeceğiniz tablo veya sorgudan elde edeceği raporu kendisi biçimler. Diğer sihirbazlar ve tasarım görünümde rapor oluşturma yöntemlerinde ise raporunuza siz şekil verirsiniz.
Rapor, ana hatlarıyla tanımlarsak, bir tablo veya sorgunun alanlarının, alan adları ile birlikte kağıt üzerinde yerleştirilmesi demektir.