Bul aracı ile verilerde araştırma yapmak mümkün olmakla birlikte, kimi zaman belli bir ölçüte uygun tüm kayıtları birarada görmek isteyebiliriz. Bunu Süz aracıyla yaparız. Sözgelimi, elimizdeki veride sadece ikinci yarıyıl sınavında 5 alan öğrencilerin veya oturduğu yer Tekirdağ olanların, sadece erkeklerin veya sadece kadınların listelenmesini isteyebiliriz.

Bunu yapmanın en kolay yolu Seçime Göre Süzme yöntemidir. Süzme ölçütü olacak verinin bulunduğu kaydın, ilgili alanını (sütununu) bulun ve Access 2000’e bu sütunda sadece bu değeri içeren kayıtları göstermesini, diğerlerini göstermemesini bildirin. Ölçük olarak kullanacağınız verinin bulunduğu sütunu tıklayın ve ya Araç çubuğundan Seçime Göre Süz simgesini tıklayın, ya da veritabanında bir yeri sağ-tıklayıp açılan menüden Seçime Göre Süz maddesini seçin.

Veri tablosunun büyüklüğüne ve seçtiğiniz alanın endekslenmiş olup-olmamasına göre, Access 2000, seçme ve sadece seçilenleri görüntüleme işini sür’atle yapacaktır.

Listede sadece seçilen kritere uygun veri içeren kayıtlar yer alırken, Araç buçuğundaki Süzgeci Kaldır simgesi de etkin hale gelecektir. Bu simgeyi tıklayarak, tablonun tümünü görüntületebilirsiniz. Access 2000, tablonuza uyguladığınız son süzme işleminin ölçütünü unutmaz ve bu simgeyi yeniden tıkladığınızda son süzme işlemi yeniden uygulanır. (Süzgeci kaldırdığınızda bu simgenin etiketi Süzgeci Uygula şeklinde değişir.) Bir tablonun tümünü değil sadece süzülmüş kayıtları içerdiğini, tablonun alt kenarındaki “(Süzülmüş)” kelimesinden anlarız. Bu kelimenin yanında kaç adet süzülmüş kayıt olduğu da gösterilir.

Seçme yoluyla süzme işlemi birden fazla alan veya değer ölçüt kullanılaarak da yapılabilir. Diyelim ki seçme işlemini bir sınıftaki öğrencilerin listesinde hem cinsiyet, hem de alınan nota göre uygulamak istiyorsunuz. Bunu yapabilmek için, uygulayacağınız birden fazla ölçüt veri değerinin tabloda yanyana sütunlara gelmesini sağlayın. Bir sütunun tümünü seçer ve Mouse işaretçisiyle sütun başlığını tutarak, işaretçiyi diğer iki sütunun arasına götürürseniz, işaretçinin bulunduğu aralıkta koyu tonlu bir çizgi oluştuğunu görürsünüz; Mouse işaretçisini burada bırakırsanız, sütun tümüyle bu yere taşınmış olur. Bu suretle sütunları yanyana getirerek, arama ölçütü olacak değerleri de birbirine komşu yapmış olursunuz. Şimdi, Mouse işaretçisini ölçüt olacak verilerin en soldakinin veya en sağdakinin üzerine getirin (işaret simgesinin kalın ve içi boş artı işaretine döndüğüne dikkat edin) ve Mouse’un sol düğmesini tutun; ölçüt olacak değerlerin sonuncusuna kadar sürükleyin. Ölçüt olarak kullanacağınız bütün veriler seçilmiş olacaktır. Şimdi, ya sağ tıklayarak ve açılan menüden Seçilenlere Göre Süz maddesini seçerek, ya da Araç çubuğundan aynı adı taşıyan simgeyi tıklayarak, Access 2000’e çok ölçütlü süzgeç uygulattırabilirsiniz.

Seçme yoluyla süzme işlemini, altalta kayıtların değerlerini ölçüt alarak da yapabilirsiniz. Bunun için, Mouse işaretçisini bir satırdaki bir değerin üzerine getirin ve işaret simgesi kalın ve içi boş artı işaretine döndüğünde, Mouse’un sol düğmesini tutarak ölçüt olarak kullanacağınız alttaki veya üstteki değerleri tarayın. Mouse’un düğmesini bıraktığınızda altalta birden fazla değer seçilmiş olacaktır. Şimdi yine sağ tıklama veya Araç çubuğunda tıklama yoluyla Access 2000’e Seçme yoluyla süzme işlemini yaptırtabilirsiniz.

Kimi zaman süzme işinde kullanacağınız değerler böyle kolay bir şekilde seçme yoluyma belirtilemez ve daha ayrıntılı süzme ölçütleri uygulamak isteyebilirsiniz. Bunun için Form Süzgeci yöntemini kullanmanız gerekir. Bu aracı, Kayıtlar menüsünden önce Süz ve sonra Form Süzgeci maddesini seçerek açabilirsiniz. Form Süzgeci açıldığı anda açık olan tablonun yerini alır. Bu yeni tabloda, solda, altta birincil ölçütü belirteceğiniz Ara, ve ikincil, üçüncül ölçütler için bir çok “Veya” sekmesi göreceksiniz.

Süzme ölçütünü tanımlamaya Ara sekmesinden başlamak gerekir. Bu sekme seçili iken,  tabloda sıralanan alan adlarının  altındaki hücreyi tıklarsanız, sağda seçme okunun görüntülendiğini göreceksiniz. Bu oku tıklayarak, tablonuzda bu alana girişmiş tüm değerleri görebilirsiniz. Burada istediğiniz kadar seçim yapabilirsiniz. Yine öğrenci tablosu örneğine dönersek, cinsiyet sütunundan “Kadın,” birinci yarıyıl sınavı notları sütunundan “5,” ikinci yarıyıl sınavı notları sütunundan “3” değerlerini seçebilirsiniz. (Bu durumda tablonuzdaki bütün kadın öğrencilerden birinci sınavda 5 ikinci sınavda 3 alanlar seçilmiş olacaktır). “Veya” sekmelerini tıklayarak süzgecin kapsamını genişletmek mümkündür. Sözgelimi, sınıftaki kadın öğrencilerden birinci yarıyıl sınavında 5 “veya 4 veya 3 veya 2 veya 1 veya 0” alanları seçmek isteyebilirsiniz. Her “veya” ölçütünden sonra Form’un sol alt kenarına  yeni bir Veya sekmesi eklendiğine dikkat edin.

Notlarınızı tam sayı olarak değil de kesirli olarak veriyorsanız, süzmenin amacı zayıf durumdaki öğrencileri belirlemek olduğu halde bu son yöntemde örneğin 4,5 alanları göremezsiniz. Bunu sağlamak için bütün not ihtimallerini kapsayan “Veya” ölçütleri doldurmak gerekir. Oysa süzme ölçütlerini seçerek değil yazarak verebilir ve standart karşılaştırma işlemcilerini kullanarak, bütün ihtimalleri kapsayabilirsiniz. Bunun için, örneğin Birinci Yarıyıl Sınav Notları sütununun boş hücresine “<=4,9” (tırnaklar olmadan) yazarsanız, Access 2000 notu 5’den aşağı bütün öğrencileri bulacaktır. Burada dikkat edilecek nokta önce mukayese işlemcisinin, sonra değerin yazılmasıdır. Access 2000, standart mukayese işlemcilerini kullanır:

>                 Büyük

<                 Küçük

=                 Eşit

<=              Küçük veya eşit

>=              Büyük veya eşit

<>              Eşit değil

Ölçütlerinizi belirttikten sonra Araç çubuğundan Süzgeci Uygula simgesini tıklayarak süzülmüş kayıtlarınızı görebilir; işiniz bittiğinde süzgeci kaldır simgesini tıklayarak asıl tablonuza dönebilirsiniz.