Veritabanındaki bir birim bilgi kümesine kayıt denir. Örneğin okuldaki derslerinizde sınıvlarda, ödevlerde aldığınız notları tutan bir veritabanı tasarlıyorsanız, her bir ders bir kayıt olabilir. Buna karşılık bir öğretimenin sınıfındaki öğrenciler için tuttuğu veritabanında, her bir öğrenci bir kayıt olabilir. Access ile kendinize bir adres defteri yapıyorsanız, her kişi veya firma bir kayıttır. Veri alanlarınızı belirlerken, bazı alanları “boş olabilir” şeklinde tanımlamışsanız, telefon defterinizdeki her kaydın her alanı dolu olmayabilir; örneğin bazı kişilerin faks numarası veya elektronik posta adresi olmayabilir. Buna karşılık veri alanlarını belirlerken bazı alanlara boş olma yasağı getirmişseniz, tablolarınızı doldururken Access 2000 bu alana mutlaka alanın niteliğine uygun bir değer girmenizi şart koşacaktır.