Veritabanı penceresindeki büyük X harfi görünümündeki simge, tablo, form, rapor gibi seçilmiş bir nesnenin silinmesini sağlar. Araçlar menüsünde, Seçenekler maddesini ve bu kutuda Düzen/Bul sekmesini tıklayarak ve buradaki Onayla bölümünde en azından “Belge silmeyi” maddesini işaretlemezseniz, silinen nesne, silinmiş olur. Bu yüzlerce kişinin aylarca süren emeği ile hazırlanmış ve her nedense yedeği bulunmayan bir tablo olabilir. Çoğu zaman kazayla silinen nesnelerin yer aldığı veri tabanlarının yedeği bulunmaz!
Bir onay kutusunda Evet düğmesini tıklamak, böyle bir kayıpla karşı karşıya kalmaktan daha az zahmetli olsa gerek! Access içinde sildiğiniz nesnenin geri gelmeyeceğini unutmayın!
Veritabanı dendiği zaman aklımıza genellikle sadece tablolar gelir. Oysa veritabanı, en azından veriler arasında seçme yapmayı sağlayan sorgu (query) araçları da içermelidir. Yoksa veritabanının bir kelime işlemciyle oluşturacağınız listeden farkı olamaz. Access 2000 veritabanı dendiğinde bir çok nesneyi birden anlar. Bu nesneler, birarada, veritabanını oluşkurular. Bir veritabanında bulunabilecek nesneleri ilerde ele alacağız. Fakat şimdilik veritabanını tablolar demeti olarak düşünün. Access tablosu, sizin tayin ettiğiniz sayıda sütun ve yine sizin bilgi girdiğiniz miktarda satırdan oluşur. Access’te veritablosu yapmayı da ilerde ele alacağız. Access size tablolarımıza bilgi girmek veya bu bilgileri düzenlemek için sorgu, form, modül ve makro adında araçlar sunar. Tablolar ve bu araçları kullanarak oluşturacağınız sorgular, formlar, modüller ve makrolar, veritabanızın nesneleridir. Bir veritabanında şu nesneler bulunabilir:
1. Tablolar: Verilerinizin içinde bulunduğu listeler. Yeni bir veritabanı dosyası oluşturmak üzere Access 2000’i çalıştırdığınızda açılan boş veritabanı penceresinde, tablo oluşturmak üzere üç komut kısayolu veya araç görürsünüz. Bunlar, “Tasarım görünümünde tablo oluştur,” “Sihirbazı kullanarak tablo oluştur” ve “Veri girerek tablo oluştur” adını taşır.
2. Sorgular: Verilerinizi tablolar halinde ortaya çıkarttıktan sonra, bu verilerden yeni seçmeler yapmak, belirli bir ölçükü (kriteri) karşılaşılayan veya karşılamayanları seçmek ve benzeri veri-işlemlerini sorgu (Query) aracıyla yaparsınız. Access 2000, “Tasarım görünümünde sorgu oluştur” ve “Sihirbazı kullanarak sorgu oluştur” adlı iki araçla sorgu oluşturmanızı sağlar.
3. Formlar: Veri girme veya veri-işlem işlerinizi kolaylaştıran araçlardır. Formu, veritabanınızdaki bilgilere denk kutular içeren bir tür grafik arayüz sayabilirsiniz. Access 2000, “Tasarım görünümünde form oluştur” ve “Sihirbazı kullanarak form oluştur” adlı iki araçla form oluşturmanızı sağlar.
4. Raporlar: Verilerinizin bir bakıma ham liste halinde kurtarılıp, anlamlı diziler haline getirilmesine rapor çıkartma denir. Access 2000, “Tasarım görünümünde rapor oluştur” ve “Sihirbazı kullanarak rapor oluştur” adlı iki araçla rapor oluşturmanızı sağlar.
5. Sayfalar: Veri erişim sayfaları. Access 2000’in yeniliklerinden olan sayfalar bundan böyle veritabanı dosyalarınızın bir parçası olarak, veriye bağlı, vergi güncelleştirildikte yenilenen Web sayfaları hazırlama imkanı sunuyor. Access 2000, “Tasarım görünümünde veri erişim sayfası oluştur,” “Sihirbazı kullanarak veri erişim sayfası oluştur” ve “Zaten varolan Web sayfasını görüntüle” adlı üç araçla veri erişim sayfası yapmanızı veya varolan sayfayı yeniden düzenlemenizi sağlar.
Makrolar, modüller: Tıpkı kelime işlem programlarında olduğu gibi, sık sık tekrar ettiğiniz işlemleri, makro ve modül haline getirebilir ve bunları uygun olan herhangi bir tablo, form veya sorguda kullanabilirsiniz. Makro ve modülleri geliştirme işi ya otomatik olarak Access tarafından yapılır; ya da siz Visual Basic for Applications (Uygulamalar için Görsel Basic dili) editörünü kullanarak kendiniz makro ve modül oluşturabilirsiniz.